För Skaps årsstämma 2023 kommer alla, oavsett plats för deltagande, att använda VoteIT för att rösta och skriva upp sig på talarlistan och du måste registrera dig innan stämman börjar. Zoom är videoverktyget som distansdeltagare använder.
VoteIT
Registrera dig
Om det är första gången du använder VoteIT måste du registrera dig innan stämman. Om du har registrerat dig i VoteIT tidigare kan du logga in direkt.
- gå till http://skap.voteit.se
- klicka på ”Logga in till SKAP”
- välj inloggningssätt E-post, skriv din mailadress och klicka på Skicka inloggningslänk
- gå till din mail och leta rätt på ett mail som kommer från VoteIT
- klicka på länken i mailet
- fyll i för- och efternamn vid registrering (ej smeknamn) och tryck på knappen Registrera
- i rutan Dela användardata med Skap kryssa i mailadressen och tryck på Godkänn och logga in
- du kommer tillbaka till Skaps VoteIT och trycker på knappen Acceptera
- du är nu inne i mötet
Använd ditt för- och efternamn vid registrering (ej smeknamn). Om namnet är upptaget kan du lägga till ditt mellannamn. Registrera dig gärna direkt och testa att logga in så att vi vet att det fungerar för dig. Använd helst webbläsaren Google Chrome.
Observera att du inte kan/ska logga in med mobilt bankID. Du måste även använda samma mailadress som du anmält dig med när du skapar ditt konto.
Logga in
- gå till http://skap.voteit.se
- klicka på Logga in till SKAP och välj inloggningsmetod E-post.
- Du får en inloggningslänk per mail, klicka på denna.
- För att komma in i mötet klicka på Årsstämma Skap 2023 under Dina möten i högra menyn.
Du kan logga in VoteIT när du vill före själva årsstämman för att ta del av handlingarna och klicka dig runt.
Dagordning
När du kommit in i mötet kan du se ärendena till vänster under fliken “Dagordning”. Här kan du välja:
- Pågående: gå in här för att delta i de punkter som just nu pågår.
- Kommande: här finns resterande punkter som väntar på att avhandlas.
- Avslutad: här finns de punkter som är avklarade. Du kan alltid gå tillbaka för att se vilka beslut som har tagits.
Arbetsordning
För varje punkt i dagordningen kommer vi att gå igenom följande steg:
- Presentation av förslag
- Frågor
- Presentation av ev. andra förslag
- Debatt med talarlista
- Sammanställning förslag (propositionsordning)
- Omröstning
Förslag
- Styrelsens förslag är huvudförslag för propositioner och motioner.
- Revisorernas förslag är huvudförslag under ansvarsfrihet.
- Valberedningens förslag är huvudförslag under valfrågor.
- Övriga förslag hanteras emot eller som ett tillägg till huvudförslaget.
Det finns möjlighet att lämna egna förslag/yrkanden. Förslag måste ha direkt anknytning till den aktuella dagordningspunkten. Tryck på Lägg ett förslag. Tryck på Spara. Tänk på att formulera tydliga att-satser i ditt förslag annars blir det svårt att veta vad deltagarna i mötet ska rösta om när det blir dags för omröstning. När du lagt ditt förslag kan du också tala för det genom att begära ordet under Talarlista.
Talarlista
För att ställa upp dig på talarlistan och begära ordet går du in på den dagordningspunkt som är aktuell under Pågående i VoteIT, innan förslagen finns Talarlista och knappen Sätt upp dig.
Omröstningar
I första hand fattas beslut med omvänd acklamation. Mötesordförande kommer då att fråga ”Någon däremot?”. Om flera röster hörs genomförs istället omröstningen i VoteIT. Om det funnits röster i debatten emot förslaget så genomförs omröstningen direkt i VoteIT. Vid flera förslag till beslut genomförs omröstningen i VoteIT. Omröstningen blir då sluten per automatik.
När omröstning har startats i VoteIT dyker denna funktion upp överst i den pågående punkten under Omröstningar. För att rösta – tryck på knappen där det står rösta.
Vi kommer att berätta hur du går till väga för att rösta vid varje omröstning.
Reservationer
Du kan reservera dig mot ett beslut. Reservation begärs muntligt på punkten och du ska tydligt säga ditt för- och efternamn och att du reserverar dig.
Fullmakter
Fullmakterna redovisas i början av mötet och läses upp. Antalet fastställs. I de fall fullmaktsrösterna är avgörande för resultatet skickas de in till mötesordföranden via e-mail: johan@styrelsepost.se och läggs till resultatet. Dessa röster blir då öppna för justerarna, mötessekreteraren och mötesordföranden.
Zoom – för dig som är med på distans
1. Klicka på länken du har fått per mail och anslut.
Om det är första gången du deltar i Zoom kan du bli ombedd att ladda ner programmet genom att spara Zoomfilen på datorn (eller ladda ner appen på mobilen). Du kan behöva tacka ja till att delta med din dators video och audio (hoppa inte över det). På datorn kan du också välja att delta i webbläsaren. Gör klart det och testa ljud och bild i god tid innan stämman. Länken aktiveras klockan 12.15 men du kan testa länken innan dess.
2. Skriv in i både förnamn och efternamn när du ansluter.
Behöver du ändra detta, titta i Zooms verktygsfält nederst i fönstret och klicka på Participants. Ditt namn står överst i listan, håll pilen över raden med ditt namn och klicka på More och sedan Rename.
Att tänka på:
- Du ser chatt, mikrofon och videokamera vid nederkanten, använd dessa för att stänga av/slå på bild och ljud.
- Om du märker att du ser oss andra dåligt eller hör oss med fördröjning så testa att stänga din video, ibland tar den för mycket av datorns kapacitet eller bandbredden.
- Stäng av mikrofonen när du inte talar (Mute).
- För att se alla deltagare, välj Gallery View högst upp till höger. Vill du se den som talar i större ruta så välj Speaker view.
- När vi har paus, stäng inte ner webbläsaren. Stäng istället bara av ljud och bild.
- När mötet startar ska alla vara på plats med videon påslagen.
- Stämman spelas in för protokollskrivningens skull och raderas när protokollet har justerats (endast ljudupptagning).
Friskrivning vid uppkopplingsproblem
Vi kommer göra vårt yttersta för att tekniken ska fungera för alla som vill delta. Eventuellt uppkopplingsproblem för den enskilda medlemmen kan Skap dock inte ta ansvar för, utan kommer att genomföra stämman som planerat. Om du är med på distans är ett sätt att försäkra sig ytterligare om att uppkopplingen inte går ner under stämman är att ansluta till en fast uppkoppling med sladd och inte förlita sig på trådlösa nätverk. Kom ihåg att sätta mikrofonen på mute när du inte talar. Ha gärna kameran på så att vi ser alla, men om du får dålig uppkoppling kan du testa att stänga av den.
Du som kommer till Posthuset behöver ha med dig egen dator, läsplatta eller smartphone för att kunna rösta. Om du behöver hjälp med tekniken måste du höra av dig till info@skap.se i god tid innan stämman för att vi ska kunna erbjuda stöd.