Den 25 maj 2018 trädde den nya europeiska dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) i kraft. Den ersätter PuL och reglerar hur dina personuppgifter får behandlas och ger dig ett starkare skydd. Skap har i och med detta uppdaterat vår integritetspolicy.
I Skaps integritetspolicy förklarar vi hur Skap samlar in och använder dina personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta kansliet vid eventuella frågor.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person t ex namn, kontaktuppgifter, bilder, IP-nummer osv.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
Skap – Sveriges kompositörer och textförfattare, org. nr 802001-1337, Hornsgatan 29c, 118 49 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för föreningens behandling av personuppgifter.
I den fullständiga integritetspolicyn listar vi vilka personuppgifter vi samlar in och i vilket ändamål. Ladda ner den här.
Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?
Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss i och med ditt medlemskap eller för Skaps kommunikation (exempelvis intervjuer) kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:
- Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig vid behov.
2. Nomineringar till Skaps priser och stipendier från Skaps priskommittéer.
3. Från BONUS för utbetalning av notkopieringsersättning.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:
- Ekonomi (medlemsavgifter, ekonomisk rådgivning, avgift för bokning av lägenheter, utbetalning av prissummor och kopieringsersättning)
- Juridisk rådgivning
- Kommunikation och evenemang (IT-verktyg för medlemsbrev, anmälningssidor, ansökningsformulär, print och distribution, sociala medier, content- och webbyråer samt matleverantörer).
- IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).
- Medlemsdatabas med integrerat bokningssystem för Skaps lägenheter
- Lokala kontaktpersoner för Skaps lägenheter i Frankrike och Spanien
- Samarbetsorganisationer (exempelvis Stim, Bonus)
- Konsulter och uppdragstagare av utredningsprojekt
När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt medlemsavtalet och Skaps stadgar). Vi har skriftliga avtal med instruktioner för alla personuppgiftsbiträden genom vilka de även garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med företag, organisationer och myndigheter i vissa andra situationer då vi måste göra det, t.ex. på grund av annan nationell lagstiftning eller då det finns ett allmänt intresse. Detta är exempelvis statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
När vi delar med oss av dina personuppgifter enligt ovan gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.
I de fall en medlem vill komma i kontakt med en annan medlem via Skaps kansli, kan den kontaktsökandes uppgifter förmedlas till den eftersökta medlemmen om samtycke till detta ges.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT- system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll samt vid användning av vissa system så kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES.
Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av s.k. lämpliga skyddsåtgärder. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är godkänd uppförandekod i mottagarlandet, standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål. Vissa uppgifter kan vi vara tvungna att spara på grund av krav i annan, sekundär lagstiftning. I de fall så säkerställer vi att vi inte sparar mer uppgifter än de som behövs för att vi ska kunna leva upp till kraven i den lagstiftningen och så fort dessa krav har upphört så raderar vi även dessa uppgifterna.
Hur återkallar jag ett samtycke jag har gett för att behandla mina personuppgifter?
I de ändamål du har gett oss ett samtycke att behandla dina personuppgifter och vill återkalla det kan du kontakta kansliet på info@skap.se. Om du har gett samtycke till att få Skaps nyhetsbrev kan du avregistrera dig via en länk direkt i nyhetsbrevet.
Vad har du för rättigheter som registrerad?
• Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)
Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna.
Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. Vid upprepande förfrågningar har Skap rätt att ta ut en administrativ avgift.
• Rätt till rättelse
Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.
• Rätt till radering
Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall:
– Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
– Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
– Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
– Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.
Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.
• Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.
Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.
• Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Berättigat intresse: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
• Rätt till dataportabilitet
Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.
Hur hanterar vi personnummer?
Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.
Vad är cookies och hur använder vi det?
Vår webbplats (www.skap.se) använder förstapartscookies och då enbart för att göra det lättare för dig att använda våra sidor. En cookie är en liten textfil som sparas i din dator, mobil eller surfplatta när du besöker en webbplats som använder cookies. Cookien kan inte identifiera dig personligen utan endast den webbläsare som du använder vid besöket. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar. Vi använder Google Analytics på vår webbplats för att mäta statistik över användare, sidvisningar och liknande. Vår webbplats använder en cookie för temat som sparas om användaren accepterar cookies, samt följande cookies:
_ga används för att urskilja användare och lagras i två år.
_gid används för att urskilja användare och lagras i 24 timmar
_gat är en sessionscookie och används för att koppla ihop webbsidan med vårt konto på Google Analytics och försvinner när du stänger ner webbläsaren
Om din webbläsare är inställd på att tillåta cookies har du lämnat ditt samtycke till att vi placerar cookies på din dator. Du kan ta tillbaka ditt samtycke genom att ändra inställningar i webbläsaren och stänga av cookies. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har uppdaterat vår medlemsdatabas och bokningssystem för Skaps medlemslägenheter för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.
Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?
Om du har frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta Skaps kansli på info@skap.se.
Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen (2021-12-09) av integritetspolicyn finns alltid på Skaps webbplats.