Som med alla avtal så är det viktigt att så detaljerat som möjligt specificera de viktigaste villkoren – det vill säga vad det är som ska levereras, när leveransen ska ske, vad motparten har rätt att göra med musiken som levereras, under hur lång tid samt din ersättning.
Avtalet bör innehålla en så konkret beskrivning som möjligt av beställningens innehåll, för att undvika missförstånd. Här bör det exempel tas upp verkets förväntade längd i antal minuter, samt en specifikation om hur musiken ska användas i teaterproduktion, det vill säga om det ska vara en motsvarande så kallad ”score”, var i uppförandet musiken ska ingå, som beledsagande musik et cetera – ju mer detaljerat, desto tydligare blir ditt uppdrag. Här kan det även vara bra att ha en bilaga med en s k ”moodboard”, det vill säga en beskrivning i ord av vilken typ av musik som beställaren önskar, som också beskriver hur pass ”fria händer” du har som upphovsman.
Vidare bör formen för leverans specificeras, exempelvis om musiken ska levereras på partitur och/eller som färdigmixad och mastrad inspelning och om du förväntas skriva arrangemang. Det är också viktigt att avtalet specificerar om du ansvarar för själva inspelningen och för att anlita andra musiker, orkester et cetera, vilket i så fall måste reflekteras i din ersättning och/eller budgeten du har att förfoga över.
Avseende leveransdatum kan det vara bra att dels avtala om ”avstämningar” då du levererar utkast och ”sketcher”, dels dela upp den skarpa leveransen i delleveranser innan datumet för slutleveransen av verket. Det är också viktigt att se till att avtalet inte är formulerat så att det är helt upp till beställarens subjektiva bedömning av materialet när det gäller leverans och slutligt godkännande.
När det gäller själva rättighetsfrågan så är det viktigt att tänka på att det handlar om en upplåtelse av rättigheter i verket, som är begränsad i form, tid och rum. Det är vanligt att beställaren får en ensamrätt till verket fram till uruppförandet av verket, efter vilken tidpunkt du fritt ska kunna upplåta rätten till andra. Här är det viktigt att överenskomma om ett datum då uruppförandet senast ska ha skett, för att undvika en tidsobegränsad inlåsning av verket. Vidare ska avtalet specificera dels hur många uppsättningar verket får användas i, dels under hur lång tid uppsättningarna får visas. Viktigt är också att avtala om territorium, det vill säga var verket ska få framföras, om det ska visas utanför Sverige bör detta reflekteras i ersättningen. Det är inte ovanligt att beställaren vill nyttja ett utdrag ur verket för att marknadsföra uppsättningen via exempelvis internet och i så fall måste detta noggrant specificeras i avtalet, d v s längd på utdraget och att det endast får nyttjas i samband med marknadsföringen av produktionen i fråga. Ibland vill beställaren även kunna försälja musiken exempelvis på CD eller via internet, i vilket fall det klokaste är att förhandla fram ett separat avtal som behandlar enbart utgivning.
Avseende ersättningen för beställningsverket handlar det främst om två delar – arvodet för ditt arbete med att ta fram verket och framförandeersättningen. Om musikinspelningarna försäljs blir det också aktuellt med mekanisk ersättning (genom NCB). När det gäller arvodesdelen så finns det ingen generell tariff per minuts musik utan här gäller ”fri förhandling”. Den viktigaste parametern för bestämmandet av ersättningen är givetvis omfattningen av verket, och alltså det antal timmar du beräknar lägga ner på skapandet av verket. Skap håller på att ta fram detaljerade riktlinjer för hur du kan resonera rent ekonomiskt kring arvodesdelen. Andra viktiga parametrar är omfattningen av din upplåtelse, vilken roll din musik spelar i uppsättningen, produktionens storlek (se stycket ovan), budget, ”status”, vilket/vilka forum/fora uppsättningen ska framföras på samt territorium. Här är det också viktigt att noggrant specificera vad som förväntas ingå i budgeten och att du räknar ut vad som blir över efter att exempelvis externa musikerarvoden och studiokostnader dragits av, om nu detta ingår i din ersättning. Om beställaren vill att du ska närvara vid repetitioner och/eller i övrigt vara med på möten eller dylikt ska sådan arbetstid också ersättas.
Avseende framförandeersättningen gäller att du som upphovsman ensam har rätt till denna. I de fall du levererar verk som inte faller inom kategorin musikdramatiska verk (opera, musikal eller balett) bestäms utförandeersättningens storlek av Stim enligt tariffer framtagna särskilt för denna typ av nyttjande. För musikdramatiska verk (så kallade ”stora rättigheter”) måste beställaren förhandla direkt med dig gällande framförandeersättningen. Här finns vägledande praxis som säger att du har rätt till royalty (så kallat ”tantiem”), det vill säga en viss andel av biljettförsäljningen, vilket beräknas på priset till konsument (exklusive moms). För opera är royaltysatsen minst 14%, för musikal minst 12% och balett minst 10%. Det är viktigt att beställningsavtalet innehåller bestämmelser om framförandeersättningen och det praktiska förfarandet kring denna, så att denna del inte faller mellan stolarna utan att verken vederbörligen Stim-anmäls och du får den ersättning du har rätt till. Vad gäller utbetalningen av arvodesdelen bör den delas upp i rater, på så sätt att du erhåller minst 50% efter avtalets undertecknande och resterande del/delar vid leverans eller delleverans. När det gäller icke-originalmusik bestäms framförandeersättningens storlek av Stim enligt tariffer.
Det är givetvis även viktigt att avtalet tydligt anger beställarens lagstadgade skyldighet att namnge dig som upphovsman, minst i enlighet med rådande branschpraxis, det vill säga i program och marknadsföring av produktionen där så är möjligt.
Slutligen kan nämnas att viss vägledning för avtalsvillkor gällande beställningsverk för teater kan hittas i det förut mellan Skap och Svensk Scenkonst/SR/SVT gällande så kallade ”Beställningsverksavtalet” som du kan ladda hem här. Observera dock att de tariffer som anges där inte reflekterar idag gällande praxis. Skap håller även på att ta fram en avtalsmall för användning av musik i teater (både gällande befintlig och beställd nykomponerad musik) vilken kommer att innehålla vägledande avtalsvillkor och sätt att beräkna arvodet på.