För Skaps digitala årsstämma 2025 kommer vi att använda VoteIT för att rösta, lägga förslag (yrka) och skriva upp på talarlistan. Zoom är videoverktyget som vi använder för att se och höra varandra.
Om du behöver hjälp
Börja med att läsa instruktionerna nedan och titta på denna instruktionsfilm. Om du ändå får problem kan du maila oss på kansliet eller ringa vår konsult Johan Groth från Styrelsepost som hjälper oss med stämman.
- Maila stamma@skap.se
- Ring Johan Groth på telefon 0708 23 57 11 eller maila johan@styrelsepost.se
VoteIT
Här kan du se en instruktionsfilm hur du använder VoteIT.
Röstlängden upprättas automatiskt i VoteIT när du loggar in. Logga in i VoteIT i god tid innan stämman för att se att allt fungerar för dig.
Såhär loggar du in
1. Gå till skap.voteit.se
2. Klicka på Logga in till SKAP. Du kan logga in på två sätt (observera att du inte kan logga in med BankID):
- inloggningssätt E-post: skriv in din e-postadress som du angett vid anmälan och logga in genom att ange den engångskod du får på mail.
- inloggningssätt Lösenord: skriv in din e-postadress och ditt lösenord (om du glömt ditt lösenord använd inloggningssätt E-post)
3. Klicka på Årsstämma Skap 2025 under Dina möten.
Du kan logga in VoteIT före själva årsstämman för att ta del av handlingarna och klicka dig runt.
Dagordning
När du kommit in i mötet kan du se ärendena till vänster under fliken “Dagordning”. Här kan du välja:
- Pågående: gå in här för att delta i de punkter som just nu pågår.
- Kommande: här finns resterande punkter som väntar på att avhandlas.
- Avslutad: här finns de punkter som är avklarade. Du kan alltid gå tillbaka för att se vilka beslut som har tagits.
För varje punkt i dagordningen kommer vi att gå igenom följande steg:
- Presentation av förslag
- Frågor
- Presentation av eventuella andra förslag
- Debatt med talarlista
- Sammanställning av förslag (propositionsordning)
- Omröstning
Förslag
- Styrelsens förslag är huvudförslag för propositioner och motioner.
- Revisorernas förslag är huvudförslag under ansvarsfrihet.
- Valberedningens förslag är huvudförslag under valfrågor
- Övriga förslag hanteras emot eller som ett tillägg till huvudförslaget.
Såhär lägger du egna förslag/yrkanden:
- Gå in på aktuell dagordningspunkt (förslaget måste ha direkt anknytning till den aktuella dagordningspunkten)
- Tryck på Lägg ett förslag (blå knapp)
- Skriv in ditt förslag
- Tryck på Publicera
Tänk på att formulera en tydlig att-sats i ditt förslag (en att-sats per förslag) annars blir det svårt att veta vad deltagarna i mötet ska rösta om när det blir dags för omröstning. När du lagt ditt förslag kan du också tala för det genom att begära ordet under Talarlista.
Talarlista
För att få ordet på mötet måste du skriva upp dig på talarlistan i VoteIT.
Såhär skriver du upp dig på talarlistan:
- går in på aktuell dagordningspunkt
- Tryck på fliken Talarlista i högra hörnet
- Tryck på knappen Sätt upp mig
Omröstningar
I första hand fattas beslut öppet med acklamation eller omvänd acklamation. Om flera röster hörs genomförs istället omröstningen i VoteIT. Om det har funnits röster i debatten emot förslaget eller om det finns flera förslag till beslut så genomförs omröstningen direkt i VoteIT. Omröstningen blir då sluten per automatik.
Såhär röstar du i VoteIT:
- När en omröstning har startat dyker funktionen upp i den pågående dagordningspunkten och under rubriken Omröstningar. Klicka in dig på omröstningen.
- Klicka på ditt val (bifall/avslag/personen)
- Tryck på knappen Rösta (kom ihåg att klicka på Rösta så att ditt val sparas!)
Du kan inte se någon omröstning innan den har startats. Vi kommer att berätta hur du går till väga för att rösta vid varje omröstning.
Reservationer
Du kan reservera dig mot ett beslut. Reservation begärs muntligt på punkten och du ska tydligt säga ditt för- och efternamn och att du reserverar dig.
Fullmakter
Fullmakterna redovisas i början av mötet och läses upp. Antalet fastställs. I de fall fullmaktsrösterna är avgörande för resultatet skickas de in till mötesordföranden via e-mail: johan@styrelsepost.se och läggs till resultatet. För personval under den förlängda röstningsperioden mailas fullmakternas röster till johan@styrelsepost.se. Dessa röster kan då bli öppna för justerarna, mötessekreteraren och mötesordföranden.
Zoom
1. Klicka på länken du har fått per mail och anslut.
Om det är första gången du deltar i Zoom kan du bli ombedd att ladda ner programmet genom att spara Zoomfilen på datorn (eller ladda ner appen på mobilen). Du kan behöva tacka ja till att delta med din dators video och audio (hoppa inte över det). På datorn kan du också välja att delta i webbläsaren. Gör klart det och testa ljud och bild i god tid innan stämman. Länken aktiveras strax innan stämman öppnar men du kan testa länken innan dess.
2. Skriv in i både förnamn och efternamn (ej smeknamn) när du ansluter.
Behöver du ändra detta, titta i Zooms verktygsfält nederst i fönstret och klicka på Participants. Ditt namn står överst i listan, håll pilen över raden med ditt namn och klicka på More och sedan Rename.
Att tänka på:
- Du ser chatt, mikrofon och videokamera vid nederkanten, använd dessa för att stänga av/slå på bild och ljud.
- Om du märker att du ser oss andra dåligt eller hör oss med fördröjning så testa att stänga din video, ibland tar den för mycket av datorns kapacitet eller bandbredden.
- Stäng av mikrofonen när du inte talar (Mute).
- För att se alla deltagare, välj Gallery View högst upp till höger. Vill du se den som talar i större ruta så välj Speaker view.
- När vi har paus, stäng inte ner webbläsaren. Stäng istället bara av ljud och bild.
- När mötet startar ska alla vara på plats med videon påslagen.
- Stämman spelas in och raderas när protokollet har justerats.
Friskrivning vid uppkopplingsproblem
Vi kommer göra vårt yttersta för att tekniken ska fungera för alla som vill delta. Eventuellt uppkopplingsproblem för den enskilda medlemmen kan Skap dock inte ta ansvar för, utan kommer att genomföra stämman som planerat. Vi rekommenderar att ansluta till en fast uppkoppling med sladd och inte förlita sig på trådlösa nätverk. Kom ihåg att sätta mikrofonen på mute när du inte talar. Ha gärna kameran på så att vi ser alla, men om du får dålig uppkoppling kan du testa att stänga av den.
Om du behöver hjälp med tekniken måste du höra av dig till stamma@skap.se i god tid innan stämman för att vi ska kunna erbjuda stöd.